參考學習 | 建設數字檔案館的必備知識

定義

廣義上，數字檔案館是沒有時空限製、便於利用的、超大規模的知識中心，是一個若幹檔案館通過網絡聯合的總稱。實質上就是一個信息利用係統平台。

狹義上，數字檔案館是指在信息技術、網絡技術、檔案信息化大背景下，個體檔案館運用現代化信息技術，對檔案信息進行加工、存儲、管理，實現檔案利用服務方式的新跨越，實現檔案館的信息化。

數字檔案館的建設階段

階一

數據型數字檔案館

這一階段是傳統檔案信息資源向數字檔案信息資源轉變階段，重點以檔案館信息化基礎設施建設和數字檔案信息資源建設為標誌。

階二

信息型數字檔案館

這一階段是數字檔案館的服務利用階段，重點以數字檔案信息資源規範管理和共享為標誌。主要包括：一是基於局域網麵向檔案館工作人員和來館利用檔案人員的館內檔案利用服務平台；二是利用當地政務網建設的麵向本級黨政機關各立檔單位的電子文件歸檔和檔案信息共享平台；三是利用公眾網建設的麵向廣大社會公眾和進行館際交流的公共檔案信息服務平台。

階三

知識型數字檔案館

這一階段是未來數字檔案館的發展方向，重點是數字檔案館的智能化服務為標誌。

數字檔案館的特征

增量檔案電子化

存量檔案數字化

檔案管理規範化

檔案工作現代化

檔案服務實時化   

檔案傳輸網絡化

數字檔案館的功能

檔案信息數字化功能

多層麵信息采集捕獲功能

海量數據接收、存儲和管理功能

數據有效訪問和查詢功能

便捷的信息發布與傳播功能

係統管理與維護功能

數字檔案館的建設依據

1. 2001年1月頒布的《全國檔案事業發展“十五”計劃》:加快檔案信息化建設。

2.《全國檔案信息化建設實施綱要》:在部分中心城市建設示範性數字檔案館。

3.《關於加強信息資源開發利用工作的若幹意見》和《國家檔案局中央檔案館關於加強檔案信息資源開發利用工作的意見》:加快數字檔案館建設步伐，促進數字檔案館建設的發展。

4.《全國檔案事業發展“十一五”規劃》:建設較大規模的全國性、係統性、分布式、規範化的檔案信息資源庫群，建立一批電子文件中心和數字檔案館，實現檔案信息資源社會共享。

5.《全國檔案事業發展“十二五”規劃》:加快數字檔案館及電子文件(檔案)備份中心建設，完成國家數字檔案館建設總體規劃的編製工作，對電子檔案進行安全有效的管理。

6. 2010年6月，國家檔案局頒布《數字檔案館建設指南》。

7. 2020年1月1日施行的新《檔案法》:各級政府應將檔案信息化納入信息發展規劃，加強檔案信息化建設，積極推進電子檔案管理係統建設，有條件的檔案館應建設數字檔案館。

數字檔案館的建設分為六大方麵

1基礎設施建設

1.檔案基礎工作

檔案的收集、鑒定、整理、存儲與保護、檢索等

2.網絡環境建設

網絡環境分為三個層次：

一是檔案館內部網（局域網）；

二是與政府部門相鏈接的政務網（公務網）；

三是與互聯網相鏈接的公眾網。

3.硬件環境建設

包括計算機設備（服務器、PC工作站等）、輸入輸出設備（攝像機、錄音機、繪圖儀、刻錄機、電視機、打印機等）、網絡通信設備（傳輸介質、交換機、路由器、集線器、防火牆等）、數字化加工設備（掃描儀、數碼相機和數碼錄像機等）、海量存儲設備（光盤、磁帶、光盤塔、磁帶庫等）、多媒體編輯設備（非線性編輯係統、放像機等）、總動化辦公設備（傳真機、複印機、投影儀等）

4.係統軟件建設

包括係統軟件和應用軟件。主要有計算機操作係統、數據庫管理係統、編譯程序、安全控製軟件係統、檔案計算機管理軟件係統、辦公軟件、係統開發軟件、信息處理軟件、數據通信軟件等。

2數字檔案信息資源建設

數字檔案信息資源是數字檔案館的核心。

主要來自四個方麵：

1.立檔單位向數字檔案館移交的電子檔案

2.館藏檔案數字化後產生的數字化檔案

3.通過網絡從政府信息資源庫、各行業專業數據庫、社會公共信息資源庫采集的數字信息

4.從互聯網中捕獲的數字檔案信息

 3應用係統與服務平台建設

1.數字檔案館應用係統應當具備“收集、管理、保存、利用”四項基本功能，以及用戶權限、係統日誌管理、數據備份與恢複、係統及其數據安全維護等功能。

2.數字檔案館管理係統能夠對接收的各類數字檔案信息進行鑒定、整序、比對、分類、存儲、保護、著錄、檢索、利用、編研、傳播等操作，使無序信息有序化，並能夠利用網絡實現檔案查詢、信息發布、工作交流和資源共享，提供跨庫信息服務。

3.數字檔案館根據情況不同，應建設三個平台：一是基於局域網的檔案信息服務平台；二是基於政務網的檔案信息服務平台；三是基於公眾網的檔案信息服務平台。

4檔案網站建設

檔案網站是數字檔案館建設的重要內容之一，是發布信息，提供檔案信息資源集成利用服務的平台。

1.建立信息發布係統；

2.建立麵向公眾的檔案信息查詢係統，設立特色檔案資源庫；

3.建立交流互動係統，及時收集用戶反饋意見；

4.建立多媒體檔案展示平台，以聲像圖文並茂的方式進行展示；

5.建立手機檔案館，拓展檔案網站服務功能，借助移動通信，方便用戶隨時隨地訪問檔案網站。

5標準規範體係建設

1.管理性標準規範

2.業務性標準規範

3.技術型標準規範

6人才隊伍建設

人才隊伍是數字檔案館建設的關鍵。

特別需要一批在檔案管理、係統開發與維護、計算機技術與網絡技術應用、檔案數字化加工與數字檔案信息資源管理、標準法規建設與信息安全、多媒體檔案編研，以及數字檔案館運行與管理等方麵的專業人才隊伍。

特別提示：

科研方麵，需要思維嚴謹、邏輯縝密、富有探究精神的科研人才；藝術設計方麵，需要才思敏捷、想象豐富、善於把概念轉化為形象的藝術家型人才。

來源：上外檔案校史博物